20091116 - 신입사원이 알아야 할 비즈니스 매너

신입사원이 알아야 할 비즈니스 매너

회사를 갓 입사한 신입사원일 때, 긴장도 되고 낯선 상황이 많아 참 난감했던 경험이 누구나 있었을 것이다. 최근 한 조사에 따르면, 신입사원들이 가장 많이 하는 실수는 ‘업무처리 미숙’ ‘지각’ ‘전화통화실수’ ‘호칭실수’ ‘타부서나 거래처에 대한 실수’ ‘상사에 대한 말대꾸’등으로 나타난 바 있다.

특별히 어떻게 하라고 교본이 나와 있는 것도 아니고 누가 가르쳐주는 것도 아니기 때문에 경험으로 부딪히며 배우는 경우가 대다수인데, 신입사원이 알아두면 좋을 사소하지만 직장생활에서 꼭 필요한 비즈니스 매너를 상황별로 소개하고자 한다 .

- 출근은 제일 먼저 해야하나?

가능한 한 일찍 출근하는 게 좋다. 제일 먼저 출근할 필요는 없지만 상위권에 속하도록 하라는 것. 늦게 출근하는 직원을 좋아하는 상사 없다. 지각은 금이다.
먼저 출근해서 사무실 환경정리도 하고, 그날 있을 업무에 대해서도 생각해보고 하면서 이후에 출근하는 선배나 상사, 동료들에게 밝게 웃으면서 인사하면 확실히 좋은 인상을 줄 수 있다. 또 일찍 출근하면 남보다 먼저 정보를 얻게 될 기회가 많다. 아침 주요 뉴스라든가 회사 뉴스를 확인해두도록 한다.

- 주어진 일이 딱히 없을 떄는 어떻게 하나?

수습 기간에는 명확하기 업무가 주어지지 않거나 심부름, 단순 업무를 할 가능성이 높다. 그러니보면 시간이 남기 일쑤. 그렇다고 우두커니 시계만 바라보고 있으면 안 된다. 주위 사람들에게 수동적인 사람으로 비칠 수 있다. 할 만한 일을 스스로 찾아보고, 선배나 상사에게 도울 일은 없는지 물어보도록 한다.

- 업무가 주어지면 어떻게 처리하나?

지시를 받은 경우는 처리 방법을 찾아보거나 선배들에게 자세히 물어보고, 지시사항을 충분히 이해하지 못했다면 다시 한 번 상사에게 물어서 자신이 이해한 것이 맞는지 확인한다. 또 업무를 처리하다가 문제가 발생하면 되도록 빨리 상사나 선배에게 보고하고 도움을 요청해야 한다. 아직 혼자 해결하는데 어려움이 있기도 하고, 문제가 커져 회사에 피해를 입힐 수 있으므로 혼자 해결하겠다는 생각은 위험할 수 있다.

누구나 처음하는 업무는 미숙하기 마련. 회사업무에 관심을 가지고 열심히 배우는 길 밖에 없다. 복사같은 소소한 일에서부터 문서처리, 결재, 보고서 만드는 방법 등까지 하나씩 배워서 잊어버리지 않도록 필요한 것은 메모를 해두는 것이 좋다.

- 회식자리는 다 가야하나?

신입사원이라면 되도록 모든 회식자리에 참석하는 것이 좋다. 하지만 회식이 너무 잦아 업무에 걸림돌이 될 정도라면 요령껏 회식을 조율하는 것도 전략이다. 꼭 가지 않아도 되는 덜 중요한 회식자리는 양해를 구하고 빠지거나 급하게 처리해야 하는 업무가 있다고 말하고 2~3시간 정도 일한 뒤에 참석하는 것도 방법이다.

신입사원이라고 회식자리에서 꼭 분위기를 띄워야 한다는 강박관념을 가질 필요는 없다. 그런 생각이 스트레스가 돼버리면 회식자리가 부담스럽게 느껴질 수 있다. 그냥 자연스럽게 여러 사람과 친해질 수 있는 자리로 생각하고 참석하는 것이 좋다.

- 술을 잘 못하는데 억지로 마셔야 하나?

취한 뒤의 자세를 보려고 일부터 테스트로 취하게 하는 상사도 있는데, 그렇다고 주는 대로 못 마시는 술을 마시는 것은 위험하다. 본인의 주량을 알리고 적당히 마시는 것이 중요하다.
대신 술을 잘 못하더라도 너무 단호하게 거절하지는 말고 웃으면서 "조금만 따라주십시오"라든지 "조금만 먹겠습니다"라고 돌려서 말할 줄 알아야 한다.
술먹은 다음날 늦게 출근한다든지 근무시간에 졸거나 하면 안된다. 오히려 평소보다 더 일찍 출근하면 좋은 평가 받을 것.

- 상사와의 관계는 어떻게 해야하나?

직장생활을 원만하게 하려면 상사와 관계가 매우 중요하다. 상사에게서 꾸중을 들었을 때는 '죄송합니다'라고 사과하고, 어떤 부분을 잘못했으며 앞으로 어떻게 시정하겠다는 의지를 전달하는 게 좋다. 상사와 대화할 때는 그의 커뮤니케이션 스타일을 잘 고려해야 하며, 지나치게 사적인 이야기는 하지 않는 게 좋다.
말대꾸를 해야하는 상황이라면 상사의 실수는 사람이 없을 때를 골라 조용히 이야기하는 편이 낫다. 말의 뉘앙스도 지적을 한다는 느낌이 아니라 정정을 부탁드린다는 느낌으로 해야 한다. 업무보고는 간결하고 담백할수록 좋다. 상대가 이해하기 쉬운 말로 우선 결론부터 간단하게 이야기하고 상황에 따라 그에 따른 설명을 붙이도록 한다.

- 개인적인 심부름을 시키면 어떻게 하나?

업무에 부담이 되지 않는 선이라면 상사의 개인적인 일을 수행해도 되겠지만 지나치게 된다면 "제가 아직 업무가 익숙하지 못해서 그런지 지금 주신 일을 하면 정해진 기간 내에 일처리를 다 못할 것 같습니다. 다음에 도와드리면 안 될까요?" 정도로 정중하게 거절해 신입사원을 개인 비서로 활용하려는 상사에게 '태클'을 거는 것도 필요하다.

- 동료나 상사를 복도에서 몇차례 계속 마주칠 경우는?

아침에 한번 인사했으니까 시선을 피하고 그냥 지나치면 안된다. 처음 볼 때는 정중하게, 이미 인사를 한 상사나 동료와 여러 번 마주치거나 업무 중에 눈을 마주쳤을 때는 가볍게 목례를 하는 것이 매너.

신입사원은 마주치면 무조건 인사부터 하라는 말이 있다. '안녕하세요! 신입사원 OOO라고 합니다'라고 인사하면 자연스럽게 상대방이 기억해 준다. 잘 모르는 다른 부서 사람이 인사하면 우선 같이 인사를 한 뒤에 주위 동료나 선배에게 누구인지 물어보고, 다음에 마주쳤을 때 가볍게 인사말을 먼저 건네도록 한다. 상사보다 먼저 퇴근할 경우 '먼저 퇴근하겠습니다' '먼저 가 보겠습니다' 정도가 적당하다.

-엘리베이터에서 임원이나 상사를 만난다면?

우연히 회사 사장님과 같은 엘리베이터에 탄 경우 일단 정중히 인사를 드린다. 그 다음 처신이 쉽지 않은데 어디에 서야할지 난감한 것. 가장 좋은 자리는 엘리베이터 버튼 대각선 방향 뒤쪽이다. 버튼이 양쪽에 있는 엘리베이터는 뒤쪽 중앙이 상석이다. 안내자나 아랫사람은 버튼 바로 앞에 서서 엘리베이터를 작동하는 게 보기 좋다. 그런데 엘리베이터에 먼저 탄 상사가 버튼 앞에 자리를 잡으면 어떻게 해야 하나? 이럴 때 굳이 상사에게 자리를 바꿔달라고 할 필요는 없다. 지나치게 윗사람을 모시면 도리어 실례가 될 수도 있다.

- 그밖에 흔히 하기 쉬운 실수는 또 어떤 것이 있나?

첫번째는 “부장님, 수고하셨습니다." "부장님, 김 과장님 외출하셨습니다." 등의 '말 실수'이다. 상사에게 '수고하세요'라는 말을 사용해서는 안 된다. 또 상사에게 그보다 직급이 낮은 상사에 관한 이야기를 할 때는 직급이 낮은 상사 뒤에는 존칭을 붙이지 않아야 한다.

이름이나 직급 호칭에 대한 실수도 많은 편이다. 같은 팀이나 부서의 동료나 상사, 임원은 이름과 직급, 얼굴을 암기해야 한다. 업무상 자주 협조하거나 왕래해야 하는 타부서 사람들이나 거래처 사람, 그리고 회사 임원도 이름과 직급, 얼굴을 외워둔다. 만약 잘 모르는 타부서 사람을 찾아가야 한다면, 자리배치와 이름, 직급을 사전에 파악한 뒤에 찾아가도록 한다.

식사에 손님을 초대한 경우. 초대한 손님에게 메뉴판을 맡기는 것은 결례다. 호스트(초대한 사람)가 손님의 의향을 물어보고 직접 주문한다.

- 마지막으로 사랑받는 신입사원이 되는 비결이 있다면?

매사에 적극적이고 솔선수범하는 것이 좋다. 누군가 나서서 궂은 일을 해야될 때.. 예를 들면 사무실을 정리한다든지, 다른 팀에 뭘 전달해야 한다든지.. 이렇게 누군가는 해야하는데 누구의 일도 아닌 일들이 직장
에는 있다.. 그럴 때 주저말고 "제가 하겠습니다!" 하고 나선다면 좋은 평가를 받을 것.
신입사원에게 업무의 완벽함을 기대하는 사람은 없다. 하지만 열정과 패기, 적극성, 좋은 태도 등은 팀이나 부서의 새로운 활력과 기대감을 갖게 하고, 그런 신입사원은 당연히 동료나 상사의 애정을 받게 마련이다.